CARA MENCETAK LAPORAN PENATAUSAHAAN

Menu laporan penatausahaan digunakan untuk mencetak laporan penatausahaan keuangan desa, terdiri dari Buku Kas Umum Desa, Buku Bank, Buku Pembantu Penerimaan, Buku Pembantu Kegiatan, dan Buku Pembantu Pajak. Selain itu juga ditambahkan register SPP dan register kwitansi pembayaran

Pilih menu Laporan – Penatausahaan sehingga tampak formulir cetak laporan sebagai berikut.

1) Pilih kode kecamatan dan desa serta periode tanggal pelaporan. 

2) Pilih jenis laporan yang akan dicetak

3) Centang Print To File bila menginginkan agar preview laporan dapat ditransfer dalam bentuk format Pdf, Excel, Word atau emulasi text.

4) Klik tombol cetak untuk memulai pencetakan.

5) Pilih gambar print pada sudut kiri atas untuk mencetak ke printer sehingga muncul dialog print.

6) Pilih jenis printer dan klik oke untuk memulai cetak ke media printer.

     Cara yang sama dilakukan untuk mencetak jenis-jenis laporan penatausahaan 

      yang lainnya.

CARA MENGINPUT MUTASI KAS

Menu mutasi kas digunakan untuk mencatat mutasi pergeseran saldo kas desa. Menu pengambilan digunakan untuk mencatat pengambilan uang dari Bank yang dipindahkan ke Kas Tunai Bendahara Desa, menu Penyetoran digunakan untuk mencatat perpindahan uang dari Kas Tunai bendahara desa ke Rekening Kas Desa. Untuk mempermudah interface dalam form mutasi kas ditambahkan menu Pendapatan Bunga, yaitu mutasi penambahan Rekening Kas Desa sebagai akibat adanya hasil tambahan bunga pada rekening bank milik desa. Rekening pendapatan bunga hanya dapat dipilih bila desa telah mengganggarkan rekening “4.1.4.04 Pendapatan Bunga Bank” dalam Rencana Anggaran Pendapatan. Apabila dalam APBDes belum menggangarkan rekening ini maka operator diminta untuk menganggarkan ini dalam RAP dengan nilai 0 terlebih dahulu.

Menu Biaya Admin Bank digunakan untuk mencatat pembebanan biaya administrasi bank pada Rekening Kas Desa. Sehubungan dengan ini desa juga agar menggangarkan Belanja Jasa Transaksi Keuangan (Biaya Adm Bank dll) dalam APBDes.

Klik Data Entri – Penatausahaan – Mutasi Kas sehingga tampak tampilan form berikut ini.

CARA MENGINPUT PENYETORAN PAJAK

Menu penatausahaan pajak digunakan untuk melakukan penyetoran pajak yang telah dipungut melalui bukti kwitansi pembayaran. Satu SSP hanya dapat digunakan untuk menyetorkan satu jenis pajak. Satu SSP bisa terdiri dari kumpulan potongan pajak dari beberapa nomor bukti pengeluaran. Sebagai contoh penyetoran pajak honorarium narasumber atas 5 kwitansi pembayaran honor dari narasumber yang berbeda dapat dikumpulkan dalam satu SSP.Untuk membuka menu penyetoran pajak klik menu Data Entri – Penatausahaan – Penyetoran Pajak sehingga tampak form isian berikut:

1) Klik tambah untuk memulai pengisian

2) Isi nomor SSP (nomor intern) dan tanggal penyetoran

3) Pilih tanda elipsis untuk menentukan jenis pajak yang akan disetor 

4) Isi kode mata anggaran penerimaan pajak (MAP)

5) Isi keterangan yang akan dicantumkan dalam bukti pembayaran pajak 

6) Isi nomor Nama, Alamat dan NPWP Bendahara Desa

7) Pilih cara pembayaran/penyetoran “Tunai atau Bank” 

8) Klik Simpan bila sudah selesai.

9) Klik tombol Cetak untuk menyiapkan bukti penyetoran pajak berikut.

CARA MENGINPUT PENATAUSAHAAN PENGELUARAN

Penatausahaan pengeluaran digunakan untuk menatausahakan pengeluaran belanja di desa. Pengeluaran dimulai dengan adanya usulan SPP dari Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan Desa (PPTKD). Dalam aplikasi ini SPP dikelompokkan menjadi 3 (tiga) yakni: SPP Panjar, SPP Definitif dan SPP Pembiayaan.

1. SPP Panjar

Uang Panjar adalah uang yang diberikan kepada Pelaksana Kegiatan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. SPP Panjar terutama digunakan untuk meminta uang muka atas pelaksanaan kegiatan yang akan dilaksanakan dan jumlah yang diajukan masih berupa “rencana penggunaan dana”.

Untuk menginput SPP Panjar lakukan langkah-langkah sebagai berikut:

1) Pilih menu Data Entri – Penatausahaan – SPP Kegiatan sehingga tampak form entrian sebagai berikut

2) Pilih unit organisasi terlebih dahulu dengan melakukan klik tombol menu

      “Pilih Desa”

3) Klik menu Panjar Kegiatan sehingga tambah menu sebagai berikut:

4) Klik Tambah untuk mulai pengisian SPP

5) Isi Nomor SPP, tanggal SPP dan uraian permintaan panjar 

6) Klik Simpan bisa sudah selesai

7) Double nomor SPP atau klik tab Rincian SPP untuk mengisi rencana penggunaan dana sebagai berikut:

8) Klik tambah untuk mulai mengisi rincian rencana penggunaan dana

9) Pilih tanda elipsis                untuk memilih rekening belanja yang tercantum

      dalam RAB

10)Pilih kode rekening belanja yang direncanakan untuk digunakan

11)Isi jumlah rupiah rencana penggunaan dana.

12)Klik Simpan bila sudah yakin.

13)Ulangi untuk kode rekening yang lainnya.

14)Cetak Formulir SPP permintaan panjar dengan mengklik tombol Cetak, terdiri dari : SPP-1 Surat Pengantar dan SPP-2 Rincian Pengajuan Permintaan Panjar Kegiatan.

Atas SPP Panjar yang sudah diajukan selanjutnya dicairkan oleh Pelaksana

Kegiatan melalui Bendahara Desa. Untuk mencatat proses pencairan klik menu Data Entri – Penatausahaan – Pencairan SPP sehingga tampak form sebagai berikut:

1) Klik tambah untuk memulai pengisian

2) Isi nomor bukti pencairan, tanggal pembayaran dan uraian pembayaran (otomatis).

3) Pilih jenis pembayaran ( Tunai atau Bank) disesuaikan dengan ketersediaan uang.

4) Klik Simpan bila sudah selesai.

5) Klik tombol Cetak untuk mempreview bukti pencairan panjar kegiatan. Panjar yang   sudah diterima oleh pelaksana kegiatan harus dipertanggung-jawabkan paling lambat 7 hari sejak diserahkan atau sesuai dengan Perkada tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Desa.

Bila uang panjar telah digunakan dan bukti-bukti dipertanggungjawabakan maka SPJ atas panjar tersebut harus dimasukkan dalam aplikasi keuangan desa. Menu yang digunakan adalah Data Entri – Penatausahaan – SPJ Uang Muka Kegiatan sehingga tampak tampilan form berikut.

1) Lakukan double klik nomor SPP Panjar yang akan di SPJ-kan.

2) Klik tombol tambah untuk memulai penginputan SPJ. 

3) Isi nomor SPJ, tanggal SPJ dan Uraian SPJ

4) Klik Simpan bila sudah selesai.

5) Double klik nomor SPJ untuk memulai pengisian SPJ per rekening

6) Klik tombol tambah dan pilih rekening dengan menekan tombol elipsis

      untuk mengambil rekening panjar yang dicairkan sebelumnya.

7) Rekening yang sudah dipilih tidak dapat diisi secara langsung, untuk mengisi jumlah yang di SPJ kan klik tab Bukti Kwitansi sehingga tampak tampilan sebagai berikut.

8) Klik tombol tambah untuk memulai pengisian nomor bukti

9) Isi nomor kwitansi, tanggal kwitansi, uraian pembayaran, nama penerima dan alamat. Nomor rekening bank, nama bank dan NPWP diisi bila pembayaran melalui Bank.

10)Isi nilai pembayaran yang dilakukan.

11)Bila terdapat potongan pajak lanjutkan dengan memilih tab Potongan dan isi jumlah potongan pajaknya.

12)Cetak bukti kwitansi pembayaran.

13)Klik gambar icon printer pada sudut kiri atas untuk mencetak ke media printer.

Bila terdapat sisa panjar kegiatan maka uang sisa harus dikembalikan sekaligus bersamaan dengan penyerahan SPJ Panjar Kegiatan kepada Bendahara Desa. Untuk menginput pengembalian tersebut silahkan buka menu Data Entri – SPJ Kegiatan, kemudian lakukan hal-hal sebagai berikut:

1) Pilih Kecamatan dan Desa

2) Pilih menu Sisa Panjar sehingga tampak isian formulir berikut

3) Lakukan double klik nomor SPP-SPJ yang akan dikembalikan sisa uangnya

      sehingga tampak form pengembalian sebagai berikut

4) Klik Tambah untuk memulai pengisian

5) Isi Nomor Bukti pengembalian sisa panjar, tanggal pengembalian, uraian dan jumlah uang yang dikembalikan

6) Klik tombol Simpan bila sudah selesai.

7) Klik tombol Cetak untuk mencetak bukti pengembalian sisa panjar dari PPTKD kepada Bendahara

8) Klik print untuk mencetak ke media printer. 

9) Klik tutup bila sudah selesai.

2. SPP Definitif

SPP Definitif digunakan untuk meminta pembayaran atas pelaksanaan kegiatan atau pengadaan barang dan jasa yang sudah diterima. Barang/Jasa sudah diterima dan bukti-bukti pengeluaran sudah tersedia. Pengeluaran definitif nilai yang diajukan sudah pasti dan didukung dengan bukti kwitansi pembayaran.

1) Klik tambah untuk memulai entri SPP

2) Isi nomor, tanggal SPP dan uraian pembayaran 

3) Klik Simpan bila sudah selesai.

4) Lakukan double klik nomor SPP atau pindah tab Rincian SPP

5) Klik tambah untuk memulai pengisian rincian belanja

6) Pilih tombol elipsis            untuk mengambil kode rekening sesuai RAB 

7) Pilih kode rekening belanja dan klik simpan

8) Pindahkan tab Bukti Pengeluaran

9) Klik Tambah untuk memulai pengisian bukti pengeluaran

10)Isi nomor bukti, tanggal, uraian pembayaran, nama penerima, alamat dan nilai pembayaran.

11)Klik Simpan untuk mengakhiri.

12)Cetak Bukti kwitansi pengeluaran dengan menekan tombol Cetak. 13)Lanjutkan dengan bukti kwitansi lainnya.

14)Untuk mencetak SPP-1, SPP-2 dan SPTB pindahkan ke tab SPP atau SPP-Rincian.

15)Klik tombol cetak untuk mencetak RptSPP1, RptSPP2 dan SPTB.

3. SPP Pembiayaan

SPP     Pembiayaan      digunakan       untuk      melakukan      pencairan      pengeluaran pembiayaan, antara lain seperti pencairan penyertaan modal pada BUMDes. Prosedur dan tatacara pengimputan SPP Pembiayaan pada dasarnya sama dengan SPP Definitif.

Klik menu Data Entri – Penatausahaan – SPP Kegiatan sehingga tampak menu berikut.

1) Klik tambah untuk memulai entri SPP

2) Isi nomor, tanggal SPP dan uraian pembayaran 

3) Klik Simpan bila sudah selesai.

4) Lakukan double klik nomor SPP atau pindah tab Rincian SPP.

5) Klik tambah untuk memulai pengisian rincian belanja

6) Pilih tombol elipsis            untuk mengambil kode rekening sesuai RAB 

7) Pilih kode rekening belanja dan klik simpan

8) Pindahkan tab Bukti Pengeluaran Pembiayaan

9) Klik Tambah untuk memulai pengisian bukti pengeluaran

10)Isi nomor bukti, tanggal, uraian pembayaran, nama penerima, alamat dan nilai pembayaran.

11)Klik Simpan untuk mengakhiri.

12)Cetak Bukti kwitansi pengeluaran dengan menekan tombol Cetak. 13)Lanjutkan dengan bukti kwitansi lainnya.

14)Untuk mencetak SPP-1, SPP-2 dan SPTB pindahkan ke tab SPP atau SPP-Rincian.

15)Klik tombol cetak untuk mencetak RptSPP1, RptSPP2 dan SPTB.

      Selanjutnya SPP-Pembiayaan dibuka pada menu Pencairan SPP untuk                      merealisasikan pembayaran atas pengeluaran pembiayaan.